DSGVO & Arbeitszeiterfassung: Pflichten und konforme Umsetzung
Zwei rechtliche Anforderungen treffen in der Projektarbeit aufeinander: der Datenschutz nach der DSGVO und die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht 2022 bestätigt hat. Diese Seite fasst beides kompakt zusammen — als Checkliste, als kurze Einordnung des BAG-Urteils und mit einer klaren Abgrenzung. Denn beides ist nicht dasselbe: 4myprojects.net erfasst Projektzeit je Aufgabe, nicht Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht bleibt damit Sache eines separaten Systems oder eines anderen Verfahrens.
DSGVO-Checkliste für die Zeiterfassung im Projektmanagement
Sechs Punkte, die ein Projekt-Tool mit Zeiterfassung erfüllen sollte, damit Datenschutz und Arbeitszeiterfassungspflicht zusammenpassen.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO
Mit jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, muss ein AV-Vertrag geschlossen werden. Fordern Sie ihn schriftlich an, bevor Sie personenbezogene Daten in ein Projekt-Tool einstellen — im Portal von 4myprojects.net steht kein fertiges Dokument zum Download bereit.
Verarbeitung in der EU, keine Drittlandübermittlung
Das Hosting erfolgt in der EU (Rechenzentrum in Finnland). Es findet keine Datenübermittlung in die USA statt — ein häufiger Stolperstein bei US-Tools.
Datensparsamkeit bei der Zeiterfassung
Erfasst werden Arbeitszeiten, nicht das Verhalten. Keine verdeckte Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, keine Erfassung über das erforderliche Maß hinaus.
Betriebsrat einbeziehen
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG). Eine Betriebsvereinbarung regelt Zweck, Umfang und Aufbewahrung.
Löschkonzept und Aufbewahrungsfristen
Legen Sie feste Löschfristen für Zeit- und Projektdaten fest und halten Sie sie ein. Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung) müssen umsetzbar sein — halten Sie fest, wer sie in welchem System ausführt.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung und regelmäßige Backups sind nach Art. 32 DSGVO zu dokumentieren. Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich beschreiben, welche davon tatsächlich umgesetzt sind.
Das BAG-Urteil vom 13.09.2022 kurz erklärt
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Am 13.09.2022 hat das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten verpflichtet sind.
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Die Pflicht leitet das Gericht aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) im Lichte der EuGH-Rechtsprechung (CCOO-Urteil, 2019) ab.
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Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — systematisch und nachvollziehbar, nicht nur die Überstunden.
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Die konkrete Ausgestaltung (digital, manuell, delegiert) bleibt dem Arbeitgeber überlassen, solange die Erfassung verlässlich und objektiv ist.
Hinweis: Diese Seite ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweils geltende Gesetzestext und die konkrete Betriebsvereinbarung.
Projektzeit, gesetzliche Zeiterfassung und DSGVO sauber trennen
Drei Schritte, die Sie selbst gehen. 4myprojects.net liefert die Projektzeitdaten und den Verarbeitungsort — die gesetzliche Arbeitszeiterfassung und das Verarbeitungsverzeichnis deckt es nicht ab.
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Schritt 1: Projektzeit und gesetzliche Arbeitszeit trennen
4myprojects.net erfasst Projektzeit: Dauer in Minuten je Aufgabe, Datum, Bearbeiter und optional eine Notiz. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit werden nicht gespeichert. Für die BAG-Pflicht brauchen Sie daher ein separates Zeiterfassungssystem — und eine Regelung, die festhält, wo Beginn und Ende dokumentiert werden.
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Schritt 2: Verarbeitungsverzeichnis und Löschfristen selbst führen
Tragen Sie die Kategorien ein, die im Projekt-Tool anfallen: Projekte und Aufgaben mit zugewiesener Person, Kommentare, Labels, Zeiteinträge, Teammitglieder mit Rolle und Stundensatz sowie das Aktivitätsprotokoll. 4myprojects.net führt kein Verarbeitungsverzeichnis und erzeugt keinen Art.-30-Bericht.
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Schritt 3: AV-Vertrag schließen und Verarbeitungsort prüfen
Das Hosting erfolgt in der EU (Rechenzentrum in Finnland), ohne Übermittlung in die USA — das tragen Sie unter Drittlandübermittlung ein. Den AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen Sie schriftlich mit dem Anbieter; abrufbar ist er im Portal nicht.
Projekte, Aufgaben, Backlog, Gantt und Projektzeiterfassung in einem Abo — gehostet in der EU (Finnland).
Kostenlos startenFragen & Antworten
Seit wann ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das Gericht leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz im Lichte der EuGH-Rechtsprechung ab und verlangt eine systematische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.
Ist eine digitale Zeiterfassung mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn sie datensparsam ist: Sie erfasst Arbeitszeiten, nicht das Verhalten, beruht auf einem AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, wird in der EU verarbeitet und sieht klare Löschfristen vor. Eine verdeckte Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist unzulässig.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung beteiligt werden?
Ja. Die Einführung eines technischen Zeiterfassungssystems ist nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Eine Betriebsvereinbarung regelt Zweck, Umfang und Aufbewahrung der Daten.
Erfüllt 4myprojects.net die gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht?
Nein, und das sollten Sie vor der Einführung wissen. 4myprojects.net erfasst Projektzeit je Aufgabe: Dauer in Minuten, Datum, Bearbeiter und optional eine Notiz. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die das BAG verlangt, werden nicht gespeichert, und es gibt keinen Freigabe-Workflow und keinen Export. Für die gesetzliche Aufzeichnungspflicht benötigen Sie ein dediziertes Zeiterfassungssystem; 4myprojects.net liefert daneben die Projektzeitauswertung je Aufgabe und je Teammitglied sowie das Aktivitätsprotokoll des Projekts.