AVG-conforme tijdregistratie in projectbeheer: verplichtingen voor Nederlandse teams
De AVG (GDPR in Nederland) stelt strikte eisen aan het verwerken van persoonsgegevens — ook bij tijdregistratie in projecten. Uren van medewerkers, klantgegevens en projectactiviteiten zijn persoonsgegevens waarvoor een verwerkersovereenkomst, een rechtmatige grondslag en een bewaartermijn vereist zijn. Deze pagina legt de verplichtingen uit en laat zien welke gegevens 4myprojects.net vastlegt, zodat u ze in uw eigen verwerkingsregister kunt opnemen. Het register zelf houdt u buiten de projecttool bij: 4myprojects.net voert geen verwerkingsregister en levert geen Art. 30-rapport.
AVG-checklist voor tijdregistratie in projectbeheer
Zes punten waaraan een projecttool met tijdregistratie moet voldoen zodat AVG-compliance en klantfacturering samengaan.
Verwerkersovereenkomst (Art. 28 AVG)
Iedere software-aanbieder die persoonsgegevens verwerkt namens een klant, moet een verwerkersovereenkomst sluiten. Vraag die schriftelijk op vóórdat u persoonsgegevens in een projecttool zet; in het portaal van 4myprojects.net staat geen kant-en-klaar exemplaar om te downloaden.
Rechtmatige grondslag voor tijdregistratie
Tijdregistratie van medewerkers is doorgaans gebaseerd op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (Art. 6 lid 1 sub b) of het gerechtvaardigd belang van de werkgever (sub f). Leg de gekozen grondslag vast in uw verwerkingsregister.
Autoriteit Persoonsgegevens (AP): handhaving in 2024
De AP heeft in 2024 haar handhavingsprioriteiten verscherpt rond werkgeversregistratie en algoritmen. Tijdregistratiesystemen die gedrag meten (niet alleen uren) kunnen als profilering worden aangemerkt.
Bewaartermijnen: fiscaal 7 jaar, AVG zo kort mogelijk
Financiële gegevens uit tijdregistratie (voor facturering) moeten 7 jaar bewaard worden (Belastingdienst). Overige persoonsgegevens zo kort als nodig. Stel per gegevenssoort een bewaartermijn in.
Urenregistratie als onderbouwing van uw facturen
De geregistreerde uren per taak en per medewerker, het uurtarief per teamlid en het projectbudget vormen samen de onderbouwing van uw facturen. 4myprojects.net factureert niet en stuurt niets door: u neemt die cijfers zelf over in uw facturatiepakket.
Gegevensminimalisatie: uren, geen gedrag
De AVG vereist dat u niet meer gegevens verzamelt dan noodzakelijk. Leg de begin- en eindtijd of het aantal uren vast, maar geen toetsaanslagen, screenshots of locatiegegevens — dat is verboden verborgen controle.
Wat de AVG betekent voor tijdregistratie
- 1
Tijdregistratie is persoonsgegevensverwerking zodra uren herleidbaar zijn tot een specifieke medewerker — ook als u alleen totaaluren per project bijhoudt en de medewerker zelf registreert.
- 2
De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij de invoering van tijdregistratiesystemen die het gedrag of de prestaties van medewerkers kunnen meten (Art. 27 WOR).
- 3
Bij een datalek in het tijdregistratiesysteem heeft u 72 uur de tijd om dit te melden aan de AP, als het lek waarschijnlijk risico oplevert voor de betrokkenen.
- 4
Medewerkers hebben recht op inzage in de over hen geregistreerde tijdgegevens (Art. 15 AVG). Zorg dat u per medewerker een overzicht kunt opleveren: 4myprojects.net toont totalen per medewerker en per taak in het tijdrapport, maar kent geen exportbestand.
Let op: deze pagina is een algemene toelichting en vervangt geen juridisch advies. Raadpleeg een privacyadvocaat of uw functionaris gegevensbescherming (FG) voor uw specifieke situatie.
Uw verwerkingsregister vullen met gegevens uit de projecttool
Drie stappen die u zelf zet. 4myprojects.net levert de input — welke gegevens er staan en waar ze staan — maar voert het register niet voor u.
- 1
Stap 1: leg vast welke persoonsgegevens in de projecttool staan
4myprojects.net bewaart projecten en taken met toegewezen medewerker, opmerkingen, labels, urenregels (aantal minuten, datum, wie, notitie), teamleden met rol en uurtarief, en een activiteitenlogboek. Dat is de lijst categorieën die in uw verwerkingsregister hoort.
- 2
Stap 2: bepaal doel, grondslag en bewaartermijn per categorie
Koppel elke categorie uit stap 1 aan een doel, een grondslag uit Art. 6 en een bewaartermijn. 4myprojects.net houdt zelf geen verwerkingsregister bij en genereert geen Art. 30-overzicht; dat doet u in een spreadsheet of een privacytool.
- 3
Stap 3: regel de verwerkersovereenkomst en controleer de datalocatie
Alle gegevens staan in de EU (Finland), zonder doorgifte naar de VS — dat vult u in bij doorgifte naar derde landen. De verwerkersovereenkomst uit Art. 28 legt u schriftelijk vast met de leverancier; er is geen knop in het portaal die hem oplevert.
Projecten, taken, backlog, Gantt en urenregistratie in één abonnement — gehost in de EU (Finland).
Gratis startenVragen & antwoorden
Is tijdregistratie van medewerkers verplicht onder de AVG aangemeld te worden?
Er bestaat geen aanmeldplicht meer bij de AP (vervallen door de AVG). Wél bent u verplicht tijdregistratie als verwerking op te nemen in uw verwerkingsregister (Art. 30 AVG). Vermeld het doel, de rechtsgrondslag, de betrokkenen en de bewaartermijn.
Heeft de OR instemmingsrecht bij de invoering van 4myprojects?
Ja, als 4myprojects wordt ingevoerd voor het meten of beoordelen van medewerkeractiviteiten (Art. 27 lid 1 sub l WOR). Bij gebruik puur voor projectplanning en klantfacturering ligt dit anders. Overleg hierover met uw OR of een arbeidsrechtadvocaat.
Hoe kom ik van geregistreerde projecturen bij een factuur?
4myprojects.net geeft geen facturen uit en stuurt niets door naar een facturatiepakket. Wat u wel heeft: de geregistreerde uren per taak en per medewerker, het uurtarief per teamlid, het projectbudget en de mijlpalen met hun datum. Die cijfers leest u af in het tijdrapport en neemt u handmatig over in uw eigen facturatiesoftware — bijvoorbeeld 4invoices.net, dat een apart product van het 4b2b-ecosysteem is met een eigen abonnement.
Wat zijn de gevolgen als mijn tijdregistratiesysteem niet AVG-conform is?
De AP kan boetes opleggen tot €20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet. In de praktijk start de AP met een waarschuwing of last onder dwangsom. Grotere risico's zijn reputatieschade en vorderingen van medewerkers op grond van de AVG (schadevergoeding bij materiële of immateriële schade).